Для путевых листов грузового автомобиля предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Путевые листы оформляют, если организация оказывает транспортные услуги или осуществляет доставку товаров до покупателя собственным грузовым автотранспортом.
На основании путевых листов начисляют заработную плату водителям и проводят расчеты за транспортные услуги.
Если работа водителей оплачивается по сдельным расценкам, то используют форму № 4-С, если же предусмотрена повременная оплата - форму № 4-П. Форму № 4-П применяют также, если за одну смену водитель одновременно перевозит груз нескольких грузополучателей.
Путевой лист выписывает в одном экземпляре диспетчер или другой работник, назначенный приказом руководителя. Данные, связанные с работой ) автомобиля (например, время простоя), в путевой лист заносит водитель.
Путевой лист действителен только на один день (смену) работы водителя. Новый путевой лист выдается при условии, что водитель сдал путевой лист за предыдущий день работы.
Работник, выдавший водителю путевой лист, делает запись в журнале учета путевых листов.
В путевом листе диспетчер обязательно указывает марку и государственный номер автомобиля. Диспетчер также должен заполнить графы 1-8 раздела «Работа водителя и автомобиля» при выезде автомобиля из гаража и при его возвращении.
В разделе «Задание водителю» записывают пункты погрузки и разгрузки автомобиля, расстояние между грузоотправителем и грузополучателем, а также вес перевозимого груза в тоннах.
На основании данных графы 7 « Показания спидометра» определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя. В столбце 15 диспетчер должен
указать коэффициент изменения нормы расхода бензина, который зависит от условий эксплуатации автомобиля (времени года, типа населенного пункта и т. д.).
Столбец 11 графы «Движение горючего» заполняют так:
♦ если организация имеет собственную АЗС, то количество литров горючего, залитого в бак автомобиля, указывает заправщик;
♦ если водители получают талоны на горючее, то работник, ответственный за выдачу талонов, в этой графе делает отметку о количестве топлива в литрах, на которое выданы талоны;
♦ если топливо покупается на АЗС, то эту графу заполняет водитель.
Столбцы 12 и 13 заполняет механик. Здесь указывают остаток бензина при выезде и возвращении транспорта. Если водитель сдает неиспользованный бензин (талоны), то заправщик или работник, ответственный за выдачу талонов, должен заполнить столбец 14 «Сдано, л» этой графы.
Раздел путевого листа «Таксировка» заполняет бухгалтер по данным предыдущих разделов путевого листа. Данные этого раздела служат основанием для списания израсходованного бензина и начисления водителю заработной платы.
Путевой лист, выписанный по форме № 4-П, имеет отрывной талон и специальный раздел «Выполнение задания». Их заполняет работник организации-грузополучателя. Талон служит основанием для определения стоимости транспортной услуги и предъявления заказчику счета на оплату.
Путевые листы хранят в архиве организации 5 лет.